Administración del tiempo: Todo se duplica

Como ya es característica de esta página, recreamos el tema con la famosa serie de tv de los años sesenta "El Tunel del Tiempo". Verdaderamente jugar con la idea de poder ir hacia adelante o atrás en el tiempo es algo apasionante e inclusive necesario cuando hablamos por ejemplo de viajes espaciales de larga duración. En  la materia que nos concierne, hemos de reconocer que apenas podemos administrar el tiempo presente, especialmente en las organizaciones en las que nos ocupa desempeñarnos.

Tal como plantea el encabezado la mala administración del tiempo, por ejemplo por parte de la alta dirección o la alta gerencia, evidentemente se duplica en el resto de la estructura. Por otra parte los buenos administradores del tiempo contribuyen de muy buena manera a que sus colaboradores también logren similares resultados.

Como otros ejercicios que hemos planteado realizar, lo primero que debemos hacer es un buen exámen del asunto en nuestra vida personal y fundamentalmente reconocer si es que tenemos un problema al respecto. La desprolijidad del superior, no solo se replica en el personal sino que genera un importante deterioro de su ascendencia sobre la gente que conduce.

Lo cierto es que paralelo a la alta sofisticación y facilidades que vamos teniendo para simplificar y acelerar los distintos procesos que implican nuestro trabajo de oficina, profesional y vida personal la administración del tiempo no está evolucionando a la misma velocidad.

Por el contrario, deberíamos hacernos una crítica honesta en cuanto a disponer de más tiempo para cuestiones más productivas. Por ejemplo la "reunionitis" es una enfermedad que al igual que la gripe, cada vez se hace más fuerte y afecta críticamente el desempeño de las distintas unidades de negocios. Una y otra vez requerimos a los ejecutivos y la respuesta es que están de reunión. A su vez en las reuniones se producen altos índices de desatención porque estos a su vez se encuentran conectados con el exterior con sus dispositivos móviles. En medio de ello, un superior que pareciera haber descubierto la máquina que detiene el tiempo y divaga con sus pensamientos más profundos o cuestiona y se pone a analizar los detalles operativos más infimos de una acción puntual rompiendo con toda la agenda del encuentro y su orden del día.

Nuestra educación en la administración del tiempo no ha evolucionado con los dispositivos móviles y/o con la tecnología que disponemos. Muchos recordaremos todo lo que se podía llegar a hacer desde los teléfonos públicos, con una agenda de papel, con un libro de llamadas recibidas de la oficina y algunas secretarias eficientes desde los noventas hacia atrás. La cuestión aquí no se trata de caer en todo tiempo pasado fue mejor, pero si imponernos como propósito darnos a nosotros mismos y a nuestro entorno personal y profesional, una mejor respuesta en cuanto a nuestro tiempo. Debería afectar o incluirse en la evaluación del desempeño de un ejecutivo (inclusive de la plana superior), como está administrando su tiempo, su disponibilidad, el tiempo que invierte en reuniones y de que tipo son. Que bueno sería contabilizar cuando los ejecutivos dejan de atender a clientes internos y externos porque están de reunión. Hasta debería haber una disposición de que no se utilice como excusa para no atender llamadas o visitas, ya que esto da una muy mala impresión de como los ejecutivos trabajan  en nuestras organizaciones.

Una vez más, destaquemos que ser exitosos en nuestro desempeño personal implica cuidar aspectos de nuestra actividad cotidiana. Tendremos más oportunidades de tomar decisiones pequeñas y acertadas todo el tiempo que aquellas grandes que cambian el destino de nuestras vidas y de nuestro trabajo. Insistamos entonces en ser fieles a nosotros mismos y a nuestra organización con una mejor organización del tiempo. Será una buena inversión de esfuerzo y los resultados pronto saltarán a la vista.