Políticas & Procedimientos

Hace pocos días, me encontré con un colega docente universitario a quién le pregunté como le va en la importante universidad donde enseña actualmente. De inmediato me respondió que está muy contento, sin embargo, cuestiona a la administración, ya que es el cuarto mes que está allí y aún no le han entregado la tarjeta de débito para cobrar por cajero. Ha tenido mucha impuntualidad en el cobro de sus haberes, muy a pesar de haber cumplido con todo lo que le indicaron y haber ido varias veces a esas oficinas.

Un caso similar, tuve con un amigo médico que también muy contento, me comentó su incorporación a un hospital de excelente reputación. Todos fueron elogios hasta el momento de preguntarle que tal era la paga a lo que me respondió, que estaba satisfecho con el monto pero que le sorprendía las dificultades que estaba teniendo para lograr que su cheque salga en tiempo y forma y que eso, le afectaba mucho tanto en lo económico como en lo anímico.

Comenzando a reflexionar sobre los dos testimonios, contacto con un colega que tiene una mediana empresa y que le provee servicios a una importante distribuidora de alimentos. Al consultarle sobre sus negocios, dice que está muy satisfecho con el contrato logrado con esa distribuidora pero que cada vez que debe cobrar por sus servicios, se estresa demasiado con los manejos internos, las aprobaciones que tiene que aguardar, el turno que le asignan, y finalmente la incertidumbre de cuando efectivamente cobrará su dinero.

Lo primero que viene a mi mente (aunque a muchos pueda sorprenderle, por ser esta otro tipo de reflexión) es lo que encontramos en la biblia en Marcos 2:22, acerca del “vino nuevo en odres viejos...” Lamentablemente, el proceso de evolución tecnológica que experimentan nuestras organizaciones (vino nuevo), muy frecuentemente se vuelca en personas que no son capaces, o no tienen las disposiciones interiores o simplemente no son entrenadas (odres viejos), para estar acorde a las circunstancias y así lograr el resultado esperado.

Resulta dificil explicar, como en el pasado, sin dispositivos que tanto agilizan los procedimientos administrativos, encontrabamos mucha más pulcritud en una buena parte de los procedimientos administrativos de muchas empresas de cualquiera de los medios donde nos desempeñamos. Debemos agregar también, que muchos sistemas administrativos se desarrollan con mentalidad obsoleta (no confundir con principios administrativos), y por ende, no son más que adefesios robotizados de una triste realidad organizacional.

La cuestión será si hacia adelante vemos que las cosas van a mejorar, empeorar o van a mantenerse igual. Los empleados (especialmente desde supervisores hasta gerentes), deben recibir adecuada formación  para recordar algo tan obvio como la importancia de la agilidad, la practicidad y la precisión de los procedimientos y de la actuación práctica. Seguidamente, hemos de trabajar muy en serio en el componente “actitudinal” de cada participante, pues definitivamente, es mucho más fácil adquirir software y hardware, que lograr el desempeño eficaz y eficiente de las personas que integran nuestra organizaciones.

Hoy día, vemos que la brecha entre uno y otro aspecto, no se está acercando lo suficientemente aún. No creo que sea verdad, que los directivos ignoren el punto. Creo que ellos mismos aún no logran modificar la actitud o el sentido de control primitivo (llevar al extremo que “el ojo del amo engorda el ganado”, por ejemplo) o simplemente, minimizan los casos, creyendo que es nomal, o que la culpable es la torpeza de los contratados o que el departamento de recursos humanos tiene que dar alguno que otro curso o capacitación.

La evolución debe reflejarse en el resultado obtenido por los actores (humanos) que conforman la organización. Si quisieramos conocer la organización a la que deseamos incorporarnos o con la que queremos contratar, debemos conocer como funcionan en estas cosas...procedimientos básicos tal vez...Es como lo que también dice la biblia en Lc 16:10, cuando menciona la relación de la fidelidad en lo poco y lo mucho. No esperemos que las cosas grandes funcionen si las pequeñas no lo hacen....Procuremos experimentarlo en nosotros mismos, los resultados nos sorprenderán.

Los procesos administrativos & los mamarrachos

El artículo anterior, referido a la burocracia, generó una serie de comentarios y consultas de algunos lectores y estudiantes con quien trato. Una de estas personas, creía que el tema no estaba agotado, e inclusive llegó a describir jocosamente a la organización donde presta servicios como un “mamarracho”.

Esa dura aseveración, generó en mi preocupación y a la vez nuevamente una reflexión para compartir con los lectores. Efectivamente, si bien todos conocemos los importantes esfuerzos que por ejemplo, muchas empresas públicas vienen realizando en pos de su modernización y racionalización de procesos, es dificil comprender como aún subsisten organizaciones que se aproximan más a un “mamarracho” que a otra cosa.

Según el diccionario de la real academia española, mamarracho es: Del ár. hisp. *muharráǧ o *muharríǧ, y este del ár. muharriǧ, bufón).1. m. coloq. Persona o cosa defectuosa, ridícula o extravagante.2. m. coloq. Cosa imperfecta.3. m. coloq. Hombre informal, no merecedor de respeto.

A pesar por ejemplo de sendas comisiones asesoras, continuamos encontrandonos con leyes incompletas que ya antes de ser aprobadas se considera que deberán ser modificadas. Hay reglamentos en los municipios, disposiciones de salubridad y cuantas otras cosas más. quienes portamos el título académico de administradores o quienes lo ejercen, inclusive desde gerencias, direcciones o ministerios, deberíamos autocriticarnos con gravedad acerca de nuestros quehaceres y el producto de nuestras disposiciones o creaciones (estructuras administrativas) a estas alturas del tiempo.

No debe sorprendernos encontrar incluive entre sendos computadores personales, servidores y redes, aún muchos cuadernitos encolumnados para registrar primitivamente traspasos de documentos o procesos tristemente intrincados.

Lamentablemente continúa la presión sobre colaboradores que, imposibilitados de realizar cambios, deben padecer la lentitud, el reclamo de terceros y por encima de todo, los discursos rimbombantes del ejecutivo de turno que habla de modernización, progreso, desarrollo del sector y lo que el país necesita. Quienes pretenden ser exitosos, deben aprender también estas tristes lecciones para que, cuando tenga su oportunidad, no repita estos tristes errores y aprenda a dirigir con el ejemplo.

Excesos de la organización administrativa

Hace unos meses, un estudiante de la Universidad, compartió conmigo su gran decepción con respecto a la empresa donde trabajaba, debido al proceder de buena parte de sus administrativos.

“Mas papista que el Papa: Frase que se utiliza para hacer ver que alguien es más estricto o que quiere aplicar más que nadie una determinada ley, creencia, orden, etc., incluso por encima de los que dictan esa ley, sustentan esa creencia o han creado la orden”.

Lamentablemente en el pasado y en el presente, muchos ejecutivos, en distintas jerarquías hemos tenido que padecer los excesos de esos empleados que tanto daño hacen tanto en lo económico como en lo moral en las organizaciones.

En general, están próximos a gerentes con alta cuota de poder o dueños de negocios, y claro está, se amparan justificando sus acciones en el celo por el control o el cumplimiento de instrucciones recibidas. Poco o nada les importa si ocurre un fracaso comercial, al contrario, con suficiencia (falsa) luego serán capaces de afirmar que los responsables fueron esos, que pretenden hacer negocios avasallando las disposiciones vigentes....entonces...dirán: ”Que clase de negociadores tenemos en la empresa...así cualquiera hace negocios....que falta de profesionalismo tienen estos...”

En verdad, habrá que analizar más allá de estos empleados y procurar entender o poner al descubierto las denominadas “políticas ocultas” de la empresa. Muchas veces, en didáctica se menciona lo que se conoce como “curriculum oculto”, es decir, lo que no se dice explícitamente pero sin embargo se sostiene o se muestra tácitamente. En una organización, los excesos producidos por estos empleados en materia de burocracia, son un mensaje claro del alto nivel de desconfianza de la dirección en sus empleados. Otras veces, se utilizan para distraer la atención debido tal vez a actividades u operaciones que se quieren disimular u ocultar. Aquí ya no hay mucho espacio para justificar procedimientos en nombre de la ciencia contable o administrativa. Sin embargo, suelen salir airosos de casi todas las batallas.

Habrá entonces que aprovechar todas las oportunidades para manifestar o hacer conocer estas situaciones, preferentemente a las más altas autoridades. Esto es porque también se ha dado el caso, que no se trata de una política oculta sino al contrario de un “asesino moral” suelto a quien hay que detener cuanto antes. También servirá para dar un mensaje claro de que como profesionales cuestionamos y no estamos de acuerdo con esas prácticas y que al fin de cuentas, en la medida que todo fluya, la empresa prosperará más de lo que hoy prospera. Muchas veces los dueños o directivos deben tener información de primera mano, no solo de lo que se gana, sino de lo que se está dejando de ganar (que a menudo es mucho), no por culpa de las fuerzas del mercado sino del enemigo interno que se tiene y que tanto daño hace a todos.

Jóvenes & Jóvenes

Días atrás tuve una reunión de negocios en una importante multinacional. Al cabo de unos minutos me di cuenta que todos mis interlocutores tenían menos de veinticinco años. A la vez de hacerme reflexionar, tuve una sensación de alegría o esperanza pensando que pronto será esa generación la que gobierne el mundo.

Podríamos decir, que es un fenómeno mundial la mayor facilidad con la que se puede acceder a estudios universitarios. Lo mismo ocurre con el aprendizaje de idiomas, carreras técnica, estudios secundarios, etc... Aún en países emergentes o sub desarrollados, las posibilidades son mucho mayores que en el pasado. Esto contrasta en muchos casos con la falsa sensación de muchos, en el sentido de creer que por "portar" un título, el futuro estará asegurado. En cambio, al culminar sus estudios universitarios, engrosan las listas de desempleados como si no los hubieran cursado. Es que en ellos, predomina aún el pensamiento tradicional o de nuestros mayores que pretendían para sus hijos "el título universitario" como meta. También encontramos aquellos que, por desvalorizalo, no consideran ya la universidad como opción válida, precisamente por los resultados que ven en muchos de su generación.

En medio de estos extremos, convendría orientar a las nuevas generaciones a que asuman que el presente y el futuro, para nada se parece al de tan siquiera la generación anterior y que la competititivad radica en lo que saben y lo nuevo que pueden aprender en corto tiempo, para lo cual deben incorporar la disciplina de continuar formándose o de lo contrario quedarán fuera como aquellos que se están retirando por edad u otras causas.

Independientemente la vocación que tengan, sea comercial, meramente tecnológica o humanista por así decirlo, la disponibilidad de información tan abundante es evidencia clara que quedan pocas excusas para confiarse solo en habilidades o técnicas para desempeñar labores. Muchos jóvenes creen que aún pueden comenzar a trabajar duro a partir de los veinticinco años. La realidad es que en la mayoría de los mercados laborales, a esa edad ya prácticamente deben estar fuera de la universidad con sólidos conocimientos dispuestos a almacenar kilometros de experiencia en cargos cada vez más volátiles o cambiantes.

Insisto en el hecho de que debemos despertar al resto de los jóvenes que aún no lo han hecho. En paralelo, deberíamos si, mantenernos en la posición de recordarles la importancia social de la labor que desempeñen, prevenirles acerca del consumismo y fundamentalmente, reforzar aquellos valores espirituales o metafísicos gracias a los cuales, evitemos generaciones ultra materialistas sin ética ni percepción de su energía interior como parte de un todo al cual pertenecemos.

Habilidades Gerenciales

Entre los temas que más se destacan en el Management o gerenciamiento, encontramos claro está el de las habilidades gerenciales. En torno a esta cuestión, tanto los estudiosos de la materia como operativamente, los responsables de evaluar y contratar personas, permanentemente elaboran teorías y distintas maneras de cuantificar resultados.

De manera particular, considero que el tradicional esquema entre los distintos tipos de habilidades que alguna vez aprendimos en la universidad, tiene vigencia. Sin embargo, creo que un factor clave en la aplicación de las habilidades gerenciales (como eje transversal), son las atribuciones concedidas.

Si graficáramos los niveles de atribuciones y posibilidades de tomar decisiones de un gerente, nos encontraríamos que en las empresas familiares, son sumamente acotadas, en cambio a medida que las organizaciones crecen y se despersonaliza la figura del “dueño”, estas aumentan muy favorablemente. Alguien dirá tal vez, que la ventaja de desempeñarse en una empresa pequeña o familiar, es que las cosas se resuelven más rápidamente, sin embargo, la velocidad está sumamente condicionada a la disponibilidad de las personas, sus estados de ánimo o sus pareceres, que no siempre tienen un sustento profesional o técnico.

Conozco empresas donde un gerente tiene que pedir autorización o el parecer del dueño hasta por sumas inferiores a U$S 100. Todos nos preguntaremos, entonces para que nombrar gerentes en estas condiciones. Definitivamente una función es la de mostrar un organigrama robusto ante terceros. Otra es la de dar órdenes, verificar que las cosas se hagan conforme a una instrucción recibida. Sin embargo, es altamente frustrante el hecho de que a la hora de elaborar cursos de acción para solucionar un problema o accionar en pos de lo que se considera la mejor alternativa, sobrevenga el bloqueo de carecer por completo de atribuciones para ello.

Por esta y otras razones es que no resulta fácil asumir un cargo gerencial. Las cuestiones aquí abordadas, en general, no son estáticas sino que son dinámicas, aunque de manera evidente, conforme al tipo de organización que analicemos, hay tendencias que prevalecen todo el tiempo.

El gerente debe estar técnica, conceptual y críticamente preparado para afrontar situaciones y defender su posición. Como hemos señalado en otras oportunidades, habrá momentos de la verdad, donde tenga que insistir sobre lo que considera conveniente y afrontar las consecuencias.  Será importante también, la reflexión de directores y dueños de negocios propios en el sentido de reconocer y valorar los conocimientos y experiencia de sus gerentes y generar mayores espacios para su desempeño. De lo contrario, su dinero no rendirá los frutos esperados y en poco tiempo, desmotivado, el profesional contratado buscará nuevos horizontes en pos de ser un gerente exitoso y bien remunerado.

Buscando lograr un año mejor

Siendo el segundo día del Año 12,  me pareció oportuno que reflexionemos juntos acerca de los propósitos que normalmente procuramos hacer en esta época. Afortunadamente muchos pensadores, consejeros o guías espirituales recomiendan que escribamos lo deseado, que planifiquemos, que hagamos un examen. En verdad, son muy buenas prácticas y todos deberíamos llevarlas a cabo.

La cuestión de raíz es procurar identificar y definir en nuestras vidas, que es lo que verdaderamente queremos. Si bien parece obvio, considero que a la hora de concretar, no siempre es tan fácil. Primero deberíamos ir de lo general a lo particular. En general, tendemos a comenzar por los detalles o por la conclusión, tal como desear aumentos de salarios, una casa nueva, un auto, aprobar los exámenes o cosas así. En este sentido, conviene primero determinar que tipo de vida queremos tener. Sin temor a escribirlo, deberíamos considerar o evaluar, en que medida la vida que llevamos se encuentra acorde a esa, que verdaderamente quisiéramos vivir. Me refiero a ser y hacer las cosas que en lo más profundo de nuestro ser tenemos y creemos que querríamos. Posiblemente muchos se encuentren con la dificultad de no estar seguros de ello o nunca habérselo planteado de ese modo. La propuesta viene, porque no sería la primera vez que nos encontramos con el hecho de estar teniendo cosas, con esfuerzo, créditos y estrés invertido y resulta que al cabo de algún tiempo ya no nos proveen esas sensaciones o satisfacciones que creíamos que iban a proporcionarnos. Hay que atreverse a poner en papel lo que en verdad queremos. Ese debe ser el verdadero punto de partida. Y si nos damos cuenta que aún no lo sabemos, pues habrá que trabajar en ello hasta lograrlo.

No siempre o no todos desean o están dispuestos a trabajar por el resto de su vida doce o catorce horas bajo un jefe, planes ajustados y pocos niveles de autoridad para lograr un ingreso tal que le permita adquirir una casa a pagar en veinte años, un auto del modelo del año a pagar en cinco, tarjetas de crédito casi al límite para pagar gustos del momento, vacaciones por quince días a pagar durante el año, colegios caros para sus hijos y ningún margen para ahorrar algún dinero….consumiendo al máximo energías físicas e intelectuales en una vorágine de año rogando que todo siga igual para que no nos caigamos como dominó.

Hay que tener valor para vivir y pagar el precio por la manera en que verdaderamente queremos transitar la vida. Pero si tenemos la valentía suficiente, hemos de plantear cuales son las condiciones necesarias, disponernos a que el tiempo transcurra, perseverar y lo más importante…..Una vez que lo tengamos en el pensamiento y lo comencemos a desear, dejar que el Universo haga su parte para que se concrete.

Personalmente a mi me llevó casi la mitad de mi vida, entender que somos fruto de aquello, que alguna vez deseamos ser o aquello que alguna vez tuvimos en nuestra mente (con miedos y bloqueos incluidos). Por lo tanto, lo que quiero ser este año y el resto de mi vida, será lo que deseo hoy, lo que tengo en mi mente hoy. En la medida  que me enfoque adecuadamente lo lograré. De lo contrario, igual ocurrirá, pero ocurrirá como conciente o inconcientemente lo he enfocado y he aquí la enorme diferencia.

La propuesta tal vez no luzca sencilla, pero dada su importancia y seriedad, nadie dijo en ningún momento que lo fuera. Recordemos entonces….Atrevámonos a identificar, como queremos vivir, sin prejuicios ni obstáculos, procuremos visualizarlo, entendamos que hay un camino que recorrer y luego, con mucha paz, apelemos al Universo para que haga su parte.

Ya estamos en el Año 12! Te deseo un excelente viaje.

Gerenciando la Navidad.

Las fiestas de fin de año, normalmente generan un estado de expectativa muy singular a la mayoría del mundo occidental y por qué no también, a buena parte al resto del mundo. Particularmente en los siguientes artículos, abordaremos una cuestión bastante característica de los que habitamos el hemisferio sur,  particularmente los latinoamericanos, me refiero a “decretar vacaciones” los meses de diciembre, enero y febrero.

En cuanto a los días previos a Navidad, convendría reflexionar acerca de los estados de ánimo y los afectos que, sin lugar a dudas, nos afectan  dentro y fuera de la empresa y proyectan perspectiva interior de cada uno de nosotros.

Es costumbre, la realización de algún almuerzo o cena en las organizaciones. En muchos casos es reemplazado por obsequios o inclusive, las dos cosas. Siempre hay un espacio para la reflexión por parte de la alta gerencia o la dirección. En estos discursos se suele hacer un recuento de los logros, un repaso de los valores y la filosofía de la empresa así como la visión para el corto y mediano plazo. 

De manera particular, cada gerente debería hacer un espacio de lugar y tiempo, para reunirse con sus colaboradores y darle su toque personal a estas reflexiones de la época, buscando un mayor y mejor acercamiento y tratando de aumentar así, la energía que tiene y habrá de tener su equipo en el próximo año. No se trata de volver a hacer un discurso, sin embargo, convendrá que se prepare adecuadamente, tratando de que sus palabras y la participación de los asistentes generen los efectos que se buscan lograr. Previamente, convendría encontrar un momento para conocer o comprender un poco más a cada uno de los miembros. Preguntarle tal vez con quién va a pasar y/o como desea que esto ocurra. Conviene que cada uno, vea al otro desde un enfoque diferente, procurando resaltar virtudes y comprendiendo modos de ser o actuar que visualizamos como defectos.  En otras palabras, que sea un tiempo donde nos veamos los unos a los otros con las mejores disposiciones, con comprensión y sumando energías,  para que fluya lo mejor de cada uno en pos de tener el mejor ambiente de trabajo y que este se constituya  verdaderamente, en el soporte material y de realización personal para el logro de nuestros sueños.

Finalmente, sería una buena idea que, como iniciativa absolutamente personal o grupal, realicen alguna acción en favor de alguien vinculado al grupo y que consideren que podría estar con una necesidad material o afectiva. Siempre hay algún proveedor de servicios personales, o un compañero de trabajo tal vez que podría identificarse. No vendrá mal que cada uno sienta materialmente esa “incomodidad del desembolso”, ya sea de tiempo o de algo de dinero. Con seguridad, luego se convertirá en energía positiva que fluirá en cada uno y todo el grupo, en pos de lograr mejores días festivos y un nuevo año a punto de comenzar.