Control de Inventarios

Llegan estas fechas y por supuesto, tarea obligada de las organizaciones, cualquiera sea su dimensión es que hay que hacer control de inventarios.

La contabilidad de los inventarios es una parte muy importante de las organizaciones, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Claro que esto lo venimos leyendo desde el colegio secundario (al menos aquellos que estudiabamos con esa orientación). 

Es oportuno incluir también (lo cual claro está no se contempla en los  estadares tradicionales) una evaluación e inventario de los "otros" recursos de la empresa. En la definición anterior se mencionaba que los inventarios o mercaderías para la venta son el corazón del negocio y pues nosotros a estas alturas reinvidicamos en primer lugar al inventario de "personas", porque sin ellas no hay negocio que funcione. 

 Predecible o no, mi reflexión del último día del año,  es importante hacerla, tanto en el ámbito individual como en el colectivo de nuestra organización y lo que nos rodea. Pudiste haber tenido buen año, mal año...y claro está todo esto es sumamente relativo y no tan fácil de valorar, como la valoración de inventarios físicos. Muchos autores apuntan a cuantificar y cualificar aspectos relacionados a nuestro crecimiento interior, a los libros o conocimientos que incorporamos, a aquellos defectos que pudimos haber reducido y a aquellas virtudes que pudimos haber acrecentado. Lo cierto es que hoy en día, gracias a esta gran ayudante de la memoria que es internet, en minutos podríamos ver por medio de fotos o videos, que cada fin de año, de años anteriores, relativamente han sido iguales. Hemos procurado de dejar en forma papeles, documentos, nos apuramos para llegar a casa y preparar las celebraciones, nos hemos emocionado tal vez con algún abrazo o mensaje y tuvimos pensamientos de esperanza y prosperidad para el año que comienza.

Valdría la pena tal vez, aprovechar la quietud que mañana haya en la ciudad o donde te encuentres, para, no solamente disfrutarla sino ordenar tus pensamientos, apaciguar pasiones (especialmente los disgustos, resentimientos, ansiedades) y proyectar lo que quieres que ocurra contigo, con tus seres queridos y con los miembros de tu organización. Insisto en lo que "quieres que ocurra", de manera intensa, no alegremente como quitar la lotería o algo así...Me refiero a situaciones concretas, relacionamientos concretos, RESULTADOS CONCRETOS. 

Puedo asegurarte que será un tiempo excelentemente aprovechado y te generará un gran caudal de energía y realizaciones, que te sorprenderán, especialmente a fin del próximo año cuando vuelvas a realizar lo mismo.

Buscamos personas entre 35 a 45 años....

El que les escribe es un jóven de 49 años recién cumplidos que hace un año estuvo casi 2 años sin trabajo a pesar de haber tenido más de 25 años de carrera ascendente y exitosa en el ámbito empresarial.

La imagen que me acompaña a mi izquierda al parecer es el lugar donde la mayoría de las empresas que actualmente publican avisos buscando gerentes recomendan que se dirijan aquellos que tienen más de 45 años.

La empresa que desde hace ya un año y medio contrató mis servicios profesionales es una empresa paraguaya que representa más de 30 marcas de primer nivel internacional y que fué fundada hace más de 40 años. Esta empresa tiene en su nómina no solo a quien les escribe con sus 49 años sino a muchos empleados de distintos niveles con más de 50 y sesenta años o acercándose. Lamentablemente es una excepción no solo en esta bendita tierra sino posiblemente en gran parte de países de esta parte del planeta.

En este sentido, respetuosamente pronto me dirigiré a los gerentes de recursos humanos de una buena cantidad de empresas nacionales e internacionales solicitandoles su aporte profesional u opinión que fundamente esta cuestión. Estoy seguro que aprenderemos mucho de ellos, claro al menos hasta que cumplan los 45 porque luego los despedirán... Personalmente en este tiempo he recorrido en motocicleta igual o mayor cantidad de km haciendo supervisión de zona que personas de menos de 30 años, también he tenido ventas directas cerrando como el mejor, me han enviado a hacer gestiones bancarias, a entregar sobres y también a colaborar en planillas de Origen y Aplicación de fondos, Flujos de Caja, Planes de Marketing, organización de vendedores, y diversos temas afines que he estudiado en la universidad y he tenido oportunidad de aprender y aplicar en empresas nacionales e internacionales en estos últimos 25 años y más.

Por supuesto que seguirá siendo un privilegio de las organizaciones tomar gente entre 35 y 45. Adictos claro (porque están en pleno) a trabajar muchas horas y gastar desesperadamente, comprando bienes muebles, inmuebles, autos, viajes, tarjetas de crédito, siliconas por delante y detrás a sus esposas, membresías en clubes exclusivos, colegios caros para sus hijos....Definitivamente entre los 35 y 45 somos divinos....y por supuesto los mejores candidatos para los señores empresarios.

En esta oportunidad, la reflexión apunta a ver si podemos romper paradigmas. Además creo que aquí hay mucho de ética, moral, "cultura organizacional" y por que no, oportunidades que se desperdician no contratando personas que con su experiencia, su energía,  disposiciones personales y sus contactos podrían aportar grandemente a las empresas y la sociedad toda. Tal vez las que siguen con el de 35 a 45, teman por que tengamos un problema cardíaco, o que nos resistamos al cambio (lo venimos viviendo violentamente desde los últimos 30 años y más), o que tengamos problemas con la presión arterial, la próstata o la menopausia para las chicas.... En cambio, si el chico de 35 a 45, vive re acelerado, consume alguna droga, bebe alcohol cuando maneja, hace "lobby" de los buenos, con clientes y proveedores....todo bien....todo bien....tiene charme, buena presencia....buenas piernas (las damas) y eso le conviene a la compañía.

Esta reflexión entonces va para ti, presidente de empresa, o gerente general...ni que hablar gerente de recursos humanos...(como quisieramos leer tus fundamentos)...quisiera darte la palabra...y si no la tomas, no importa, aquellos que pretenden ser cada día más exitosos, ahora están reflexionando acerca de todo esto.

Organización y Métodos....están por ahí ?

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio*

 Estoy seguro que en muchas de las organizaciones donde trabaja el amable lector deben estar funcionando plenamente las Unidades de Organización y métodos, estudiando permanentemente las tareas que se realizan, para ser más ágiles, para que todo sea óptimo, para que el personal trabaje mejor, que su trabajo rinda más, eliminando el estres, logrando mayores posibilidades de crecimiento profesional y económico...ah....que felicidad no ?

Claro que no todos hemos tenido esa excelente oportunidad y por lo tanto, como siempre, me gustaría que nos examinemos sobre este punto. Alguno de nosotros no tendremos el peso político para ir a decirle al presidente de la organización..Oiga, aquí no hay un departamento de O y M, sabe como le enseñamos las tareas a alguien nuevo ? Pues simplemente sentamos a uno más antiguo a su lado para que este le enseñe, bien, mal, con mañas, pero que le enseñe. Por último luego lo controlamos, lo auditamos, lo presionamos para que lo haga más y mejor....

Debo reconocer aquí "en privado" que pocas veces en mi vida, en las organizaciones en las que trabajé he visto un manual de procedimientos "real" funcionando, siendo revisado regularmente a fin de agregarle mejoras o sustituyendo aquello que ya no se hace y reemplazando por aquello que por ejemplo, trajo un nuevo sistema informático. Es que somos tan "humanos" que todo queremos hacerlo artesanalmente, de boca en boca....así más 100 años de administración moderna nos lo pasamos por las Termópilas. Al fin de cuentas, hemos puesto en los avisos del periódico que un requisito es trabajar bajo presión, por lo tanto O y M más o menos, cualquier cosa despedimos y volvemos a contratar...La gente es así...solo quiere cobrar un sueldo haciendo bien o mal su trabajo....Que terrible no?

Pues bien, como nosotros queremos ser gerentes exitosos deberíamos tomar esos conocimientos que recibimos de la universidad y ponernos manos a la obra. No podemos seguir dandole vueltas al asunto pensando quien va primero (huevo o gallina). Cualquiera sea nuestra posición, podemos empeñarnos en escribir todo lo que esté a nuestro alcance de nuestra tarea (descripción de tareas), que se hace, como se hace, quien lo hace, por que lo hace, quien lo revisa, de quien se recibe, a quién se da, cuantas unidades de "eso" hacemos, que necesitamos para hacerlo, como podríamos mejorarlo, si podríamos hacerlo en menos tiempo, si vale la pena seguir haciendolo, si podría hacerse de mejor manera.....quiere más ideas....? Creo que comenzando por aquí ya avanzaríamos bastante.

Puedo asegurarle que su trabajo le sorprenderá a su superior inmediato que, de seguro le indicará los que trabajan al mismo nivel que usted que lo hagan también (lo cual al principio no creo que sea muy festejado que digamos), luego lo indicará al resto de sus niveles inferiores, inclusive lo propondrá a sus colegas y tal vez al director de la organización.  Lo cierto es que algo cambiará. Tal vez no logre que se cree el departamento de O y M o por que no, tal vez usted que tuvo "la idea" sea recomendado para organizarlo. Podría sorprenderse muy positivamente de las consecuencias. Olvídese a que nivel está usted, una vez más recuerda a Gandhi...que alguna vez dijo algo así como que si quieres cambiar el mundo (tu organización), comienza por ti mismo. Lo cierto es que su propia tarea mejorará y usted demostrará que no fué en balde a la universidad y que aunque no tiene aún todas esas maestrías, pos grados, doctorados y tan costosos seminarios internacionales a los que concurre su jefe, Usted sabe lo que debe hacerse y sencillamente puso manos a la obra.

Las comunicaciones en la empresa.

Otra gran e imprescindible protagonista en nuestras organizaciones es la comunicación. La reflexión de hoy apunta a que analicemos en que medida vamos mejorando las comunicaciones con relación al avance de la tecnología tanto dentro como fuera de la empresa. Para bien o para mal, los que nacimos en los años 60 perfectamente nos recordamos como era el mundo antes de tener internet. También por supuesto antes de tener intranets.

Recuerdo como si fuera hoy, cuando casi solemnemente el gerente de sistemas de la compañía donde trabajé entre 1993 y 1998 (creo que fué en 1995) nos comunicó: Señores, desde el próximo lunes solo utilizaremos Office y las comunicaciones serán a través de nuestra intranet. Compañeros ! Iniciamos la era de la empresa sin papeles !! Créanme que tanto él como el resto que recibió la comunicación estuvimos absolutamente convencidos que eso iba a ocurrir. Creo que si antes se gastaba papel, probablemente con lo "bien que en general" andan las impresoras promedio y los respectivos sistemas en nuestras organizaciones, hoy se debe gastar el doble o el triple de papel...resmas y resmas...van y vienen para alegría de esa industria y pena de nuestros centros de costos.

Definitivamente el punto es analizar si nuestra comunicación con la gente ha mejorado o no. Si nuestros colaboradores y nosotros mismos comprendemos cada vez más y mejor lo que se espera de nosotros, como se pretende que hagamos la tarea o bajo que parámetros. Nuestros clientes tiene cada vez más claro lo que compran. Tienen cada vez más claro el alcance de nuestra responsabilidad en caso de hacer valer una garantía. Tenemos absoluta y totalmente en claro la tasa de interés y gastos que cobran las tarjetas de crédito. Sabemos perfectamente que reclamar y que esperar cuando las compañías de telefonía celular o internet generan cargos o se producen interrupciones en el servicio...Y si...todo esto es comunicación...también.

En esta histórica foto vemos a Johnny Weismuller que en 1932 filmara la primera película de Tarzán, que con sus gritos era capaz de comunicarse con todos los animales de la selva...Definitivamente era un experto en comunicación a pesar de los precarios medios que disponía....Pues hoy en día ya nos comunicamos por los blackberries o similares, además de enviar otro mail a la organización y por la dudas al hotmail o mail particular. También dejamos un mensaje de voz en el celular, otro de texto y si algo pasara podemos dejar en el contestador del teléfono de la organización. No está demás claro hablar con la asistente...

Volvemos a preguntarnos si todos nuestros nuevos y maravillosos dispositivos nos han permitido comunicarnos mejor con nuestra gente...Seguimos escuchando y diciendo, "a mi nadie me avisó", otras veces, "yo no recibí esa copia de mail", etc...

Nuevamente subyace nuestro compromiso de ahondar en cuestiones que no son imputables a la mejor tecnología que podamos disponer sino a nuestra formación para convertirnos en mejores "comunicadores" y mejores "interpretadores" en nuestro relacionamiento interpersonal.

De la misma manera me preocupan la cantidad de veces que quiero hablar con un ejecutivo medio o medio  hacia arriba y casi permanentemente su asistente me dice que está reunión. Independientemente que puede tratarse de una elegante excusa para no atenderme, lo que más preocupa es que gran parte de las veces es verdad...La "reunionitis" se expande más inclusive que el gran negocio de principios de este siglo, me refiero a la H1N1..!! (Felicitaciones a la industria farmacológica por el bum de ventas obtenido).

Mejoramos nuestras presentaciones en reuniones ejecutivas ? Somos más claros y precisos ? Ayuda nuestra oratoria y capacidad de expresar nuestras ideas en público (cualquiera sea su tamaño)? Creo que hay mucho para reflexionar en este punto y creo también que más que nunca convendría recordar ahora aquello que expresara Gandhi: Si quieres cambiar al mundo, cambiate a ti mismo.

Administración de Ventas: La gran protagonista

Nos encontramos frente a un tema cotidiano y no menos clave para el éxito de nuestras organizaciones cualquiera sea su tamaño, la administración de ventas.

Los años pasan y deberíamos observar cuidadosamente si en materia de estrategias para administrar la venta evolucionamos o seguimos con las mismas cuestiones por resolver.

Con el  bum de la tercerización de rrhh a través de los dichosos contratos profesionales y las empresas intermediarias, en muchos casos la fuerza de venta se convierte en materia de reposición permanente (descartable sonaría sumamente duro). Como leía en un artículo estos días, en los 70 y los 80 se priorizaba los procesos de planificación estratégica del marketing sin importar el factor humano...pues yo creo que 10 años despues del inicio del siglo 21 esto continúa igual o ha regresado en muchos casos.

Constituye verdaderamente la selección y contratación de vendedores una prioridad con respecto a temas operativos dentro de los costos de marketing de su organización ?  Teoricos y prácticos nos llenamos la boca hablando de la importancia del cliente, de sus necesidades, de las presiones competitivas y económicas y de adoptar posturas más desicivas hacia los mercados. Estas posturas verdaderamente condicen con nuestras políticas y acciones concretas sobre nuestras fuerzas de venta ?

Ilustrandonos graciosa y nostalgicamente con imágenes de otros tiempos (no tan lejanos para muchos de nosotros), convendría evaluarnos sobre la coherencia que tenemos (si la tenemos), entre las otras variables del marketing, nuestros desembolsos a vendedores y materiales de soporte directo a estos y la presión y pretenciones que tenemos sobre ellos.

En muchas organizaciones lo primero que se piensa es en descartar vendedores, supervisores y jefes de ventas, en cambio a la hora de analizar la promoción, el producto o su precio, pues pareciera que cuentan con más y mejores defensores que fiscales para alcanzar un veredicto justo.

No viene mal recordar las consideraciones de Douglas MacGregor (especialmente la teoría x) que lamentablemente siguen vigente en muchas organizaciones:

"Está basada en el antiguo precepto del garrote y la zanahoria y la presunción de mediocridad de las masas, se asume que los individuos tienen tendencia natural al ocio y que  el trabajo es una forma de castigo o como dicen por ahí "trabajar es tan malo,  que hasta le pagan a uno por hacerlo", lo cual presenta dos necesidades urgentes para la organización: la supervisión y la motivación.

Las premisas de la teoría X son: Al ser humano medio no le gusta trabajar y evitará a toda costa hacerlo, lo cual da pie a la segunda; En términos sencillos, los trabajadores son como los caballos: si no se les espuelea no trabajan. La gente necesita que la fuercen, controlen, dirijan y amenacen con castigos para que se esfuercen por conseguir los objetivos de la empresa;
El individuo típico evitará cualquier responsabilidad, tiene poca ambición y quiere seguridad por encima de todo, por ello es necesario que lo dirijan. "Este comportamiento no es una consecuencia de la naturaleza del hombre. Más bien es una consecuencia de la naturaleza de las organizaciones industriales, de su filosofía, política y gestión"*

 Mi propuesta de reflexión entonces es que debemos estudiar y analizar también la teoría Y, porque de nada sirve continuar almacenando ya no solo títulos universitarios de grado sino también de pos grado  y afines, para seguir por los mismos caminos ya estudiados y analizados por nuestros mayores en la ciencia administrativa que nos han mostrado la nocividad de innumerables prácticas y los beneficios, por que no decirlo y la humanidad, moralidad y ética de muchos otros.
*www.gestopolis.com

Vendedores en Navidad

Esta época del año es tiempo propicio para que reflexionemos sobre las mujeres y hombres de venta que de una manera u otra están detrás (o delante mejor dicho) de los resultados de toda organización comercial.

Utilicemos de ejemplo, el cuento de navidad recreado exitosamente desde los años 30 en Estados Unidos (Papá Noel y todo su entorno) gracias a esa conocida marca de gaseosa o refrescos como se dice en otras latitudes. Diríamos entonces, que los vendedores son los "verdaderos" duendes que deben trabajar tan duro para que cada persona reciba su regalo.  En efecto, para que cada uno de nosotros disfrutemos de los obsequios y exquisitos manjares en nuestras mesas, miles y miles de laboriosos "duendes" (vendedores) trabajan duro mucho antes de las fiestas y durante ellas. Al final de la jornada, vuelven a sus casas cansados procurando también ellos compartir con su familia esos momentos, junto con su cansancio y algún dinero extra obtenido (siempre y cuando le paguen en esos días y no le pasen para los primeros días del nuevo año).

Así pues deberíamos tener una especial consideración con ellos si están en nuestras organizaciones. Consideración (ya lo hemos dicho en otras ocasiones) significa no solamente pagar por cuenta de la empresa un almuerzo o cena con abundante alcohol y diversión. Me ha parecido un excelente gesto de algunas organizaciones que reemplazaron esas fiestas por obsequios personales o inclusive juguetes para aquellos que tienen niños. Si bien, ellos y sus jefes comprenden que debe hacerse el máximo esfuerzo para aprovechar la marea de ventas de la época, conviene recordar la connotación, llamemosle espiritual o emocional, de la época y la necesidad de responder a esta de alguna manera.

Como consumidores o compradores, tendríamos que pensar también en tener una actitud de mayor consideración en estas fechas. Todo el mundo apurado, ansioso, productos que se agotan, devoluciones, y claro está, vendedores que deben hacer frente a cada una de esas situaciones. Para las personas religiosas, la palabra caridad tiene un sentido muy amplio, pues en esta época podría aplicarse al trato con todos aquellos que nos atenderán al hacer nuestras compras.

Particularmente debe reconocerse este arduo trabajo. Comenzando por la paga justa y de ser posible oportuna y también con consideraciones humanas que apunten al interior. Así entonces, al finalizar la jornada, cuando los vendedores se apresuren por tomar el último bus con calles casi vacías para llegar a sus casas, sientan no solo en sus bolsillos sino también en su mente y corazón, que han hecho un buen trabajo y que este aspecto también ha sido reconocido.

Gerenciar & Administrar

Buscando materiales para esta reflexión del día de hoy encontré una gran cantidad  respecto a ambos términos. En muchos casos se utilizan como sinónimos, en otros se complementan y en varios los analizan como una evolución...el uno de otro.

Sin embargo encontré una referencia donde nos recordaba que Gerenciar, se refiere más a dirigir y Administrar se refiere a servir  -ad ministere- Creo que en el día a día, deben ser pocos los administradores o jefes administrativos que se sientan"servidores" (lo digo con respeto y con un poco de humor también..). También convengamos que a menudo encontramos a algunos gerentes de área que se sienten como este general romano que tenemos a nuestra izquierda...con ese rostro duro, hostil, impartiendo implacablemente ordenes...

Pues sin enredarnos en cuestiones terminológicas, verdaderamente se espera es que un gerente dirija, marque rumbo, sea ejemplo, esté delante, motive, anime, estimule a resistir y acometer (fortaleza). Y también hemos de recordar  los ejemplos que tenemos de "servir". Personalmente la palabra me hace disparar mi memoria a la recordada Madre Teresa de Calcuta. Ejemplo viviente del siglo 20 de servicio, sencillez, acción, decisión, obras concretas y opción por aquellos que más necesitan. Ejemplo del "operas et non verba" (obras y no palabras) que deberíamos imitar

Estoy seguro que el lector encontrará muchos otros ejemplos de servicio. Los cristianos tienen un signo muy patente que Jesús quiso dejarles a sus apóstoles y por ende a toda la humanidad, me refiero al lavatorio de pies, la noche de la ultima cena.

Lo que podríamos decir de gerenciar y administrar es que siempre debemos tener presentes ambas aristas de nuestra noble profesión, arte, técnica y oficio! Deberíamos pensar cuanto de "servir" a nuestros clientes internos y externos verdaderamente está presente en nuestro desempeño cotidiano. Hasta que altura de las consecuencias lo llevamos adelante y si siempre esperamos ser retribuidos por ello con un "toma y daca" como lema o también lo hacemos como parte de la naturaleza de lo que hemos escogido como profesión.

Y como gerentes, si verdaderamente estamos al frente o si miramos la batalla desde lo alto de una colina, tomando una copa de vino debajo de una carpa como en esas películas que recrean la época. Como contraste ahora recuerdo la pelìcula Gladiador, donde el General Máximo Décimo Meridio era querido por sus hombres por su ejemplo como lider, que combatía a la par de ellos, se preocupaba de su bienestar y de su suerte en el combate y fuera de él. Hay momentos heroicos para un gerente (dirigir) y también para un administrador (servir). Recuerdo ahora por ejemplo, cuando la Madre Teresa "visitó" Beirut en 1982 y logró un cese del fuego para rescatar "personalmente" cerca de 40 niños especiales o discapacitados mentales del fuegro de ambos bandos. Servir no es cosa de "blandengues", hace falta coraje para no levantar un arma o una mano ante ojos, labios y espíritus hostiles. También hay que ser muchas veces "manso" como gerente (dirigir, general) para  persuadir y hacer internalizar ideas a los subordinados para llevar a cabo aquellas acciones necesarias y así obtener éxito en la labor.

Examinemos entonces una vez más  estos dos aspectos. Recordemos aquello que dijo Gandhi...Si quieres que cambie el mundo, comienza por ti mismo. Para hacer de nuestras organizaciones los lugares más aptos para generar riqueza (interna y externa) a todos sus integrantes (dueños, directores, empleados, obreros...), habrá que conjugar ambos sentidos y dar lo mejor de nosotros mismos en pos de ese objetivo.